PV: Thưa ông, qua vụ việc của chung cư Conic Đông Nam Á mới đây bị phạt hơn 119,7 tỷ đồng về hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của BQT và BQL chung cư, ông có thể giải thích cụ thể hơn sự khác biệt giữa hai đơn vị này?

LS Nguyễn Ngọc Thuận: BQT chung cư là một tổ chức xã hội do cư dân bầu ra, đại diện cho tất cả chủ sở hữu căn hộ. Chức năng chính của BQT là giám sát quản lý vận hành nhà chung cư, giữ 2% của quỹ bảo trì do chủ đầu tư bàn giao, quỹ này thường được gửi có kỳ hạn tại ngân hàng để lấy lãi.

Lãi từ quỹ này được dùng để chi cho các hoạt động sửa chữa, bảo trì bắt buộc như: Thang máy, hệ thống phòng cháy chữa cháy, chống thấm, sửa chữa máy bơm nước, hút hầm cầu và các thiết bị chính khác để đảm bảo vận hành ổn định của chung cư. Đồng thời, BQT có trách nhiệm rà soát các khoản chi phí liên quan.

Thông thường, BQT hoạt động vì cộng đồng, các thành viên làm việc có thể chỉ nhận một khoản thù lao nhỏ nhưng chịu nhiều áp lực, thậm chí bị chỉ trích khi không phục vụ tốt cho cộng đồng cư dân tại chung cư.

Ngược lại, BQL chung cư là một bộ phận thuộc công ty dịch vụ chuyên nghiệp, hoạt động quản lý vận hành tòa nhà, chung cư có giấy phép, chức năng hoạt động và các chứng chỉ cần thiết do Sở Xây dựng trên địa bàn cấp phép. BQL được BQT thuê để thực hiện các công việc vận hành hàng ngày của chung cư. 

Các công việc này gồm: Tính toán và quản lý chi phí điện, nước công cộng, điện thang máy, vệ sinh tổng thể, an ninh bảo vệ, giải đáp và hỗ trợ các vấn đề của cư dân (đăng ký tạm trú/thường trú), giám sát việc sửa chữa máy móc thiết bị của chung cư và trong căn hộ của cư dân. Chi phí dịch vụ của BQL được tính toán dựa trên chất lượng dịch vụ và diện tích sử dụng, thường tính theo mét vuông (ví dụ: 8.000 VNĐ/m²) hoặc theo thỏa thuận giữa các bên.

PV: Theo ông, nguyên nhân chính dẫn đến vi phạm của BQT chung cư Conic Đông Nam Á xuất phát từ đâu?

LS Nguyễn Ngọc Thuận:  Đối với vụ việc tại chung cư Conic Đông Nam Á và một số chung cư khác, vấn đề phát sinh lớn nhất nằm ở chỗ, thay vì tập trung vào việc quản lý quỹ bảo trì và giám sát hoạt động của BQL thì một số BQT lại tham gia trực tiếp hoặc đứng ra “thầu” các công việc được xem là hoạt động kinh doanh, như: Cho thuê mặt bằng (ATM, quảng cáo), quản lý bãi giữ xe, quản lý hồ bơi…

Đáng chú ý, việc quản lý và bán lại nước sinh hoạt cho cư dân cũng là một hoạt động kinh doanh. Bởi vì, công ty cấp nước không thể bơm nước lên từng căn hộ, thường chỉ lắp đồng hồ tổng và bơm nước lên bồn chứa nước của chung cư và chỉ thu tiền khoảng 90% trong tổng số nước đã bơm (số 10% còn lại để trừ cho các chi phí hao hụt, trữ nước, tiền điện bơm nước, công ghi đồng hồ và thu tiền nước…). Sau đó BQL (như trường hợp BQT của chung cư Conic) sẽ phân phối và thu tiền từ từng hộ dân và hoạt động này đòi hỏi phải xuất hóa đơn và kê khai thuế.

Hoạt động này không được xem là "thu hộ chi hộ" như nhiều người nhầm tưởng, bởi lẽ, "thu hộ chi hộ" chỉ đúng nếu công ty cấp nước lắp đồng hồ và ký hợp đồng trực tiếp với từng hộ dân, và BQL/BQT chỉ thu tiền giúp.

Thực tế có nhiều BQT không thực hiện việc xuất hóa đơn và kê khai thuế cho các hoạt động này vì nghĩ rằng đây là hoạt động nội bộ, không vì lợi nhuận cá nhân mà vì lợi ích chung của cư dân. Tuy nhiên, theo quy định, đây là nguồn thu và phải thực hiện nghĩa vụ thuế như một tổ chức có hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, tiền lãi từ việc gửi quỹ bảo trì tại ngân hàng cũng là nguồn thu và phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp 20% (sau khi trừ các chi phí phát sinh liên quan). Điểm quan trọng ở đây chính vì sự thiếu hiểu biết, hoặc chưa nắm bắt rõ các quy định về thuế của các thành viên BQT đã dẫn đến hậu quả bị cơ quan thuế truy thu và phạt với số tiền lớn do dồn lại nhiều năm. Việc này có thể dẫn đến phong tỏa tài khoản của BQT và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động bảo trì, vận hành của chung cư.

PV: Với vai trò vừa là Luật sư chuyên về tư vấn thuế, kế toán, vừa là thành viên trong BQT chung cư, ông có thể đưa ra những giải pháp gì để BQT/BQL hạn chế những rủi ro, vi phạm trong quá trình quản lý, vận hành chung cư?

LS Nguyễn Ngọc Thuận: Để giải quyết tình trạng này và tránh các rủi ro tương tự trong tương lai, cần có các giải pháp phù hợp từ cả phía BQT, BQL chung cư.

Cụ thể, đối với BQT cần nhận thức rõ vai trò và chức năng chính của mình là quản lý quỹ bảo trì và giám sát hoạt động của BQL. Dù là một tổ chức xã hội hoạt động phi lợi nhuận nhưng BQT cũng phải kê khai, nộp thuế như một DN nên cần thuê đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hoặc trong cộng đồng có người làm kế toán, kiểm toán, thuế có thể nhờ hỗ trợ hoặc trả phí, các chi phí này cũng được tính trong phí quản lý.

Bên cạnh đó, BQT cần tránh “lấn sân” sang các hoạt động mang tính chất kinh doanh như: Quản lý bãi xe, cho thuê mặt bằng, hay trực tiếp bán nước cho cư dân. Nếu thực hiện các hoạt động này, các đơn vị phải xác định đây là hoạt động kinh doanh và có nghĩa vụ xuất hóa đơn, kê khai thuế đầy đủ theo quy định.

Trong trường hợp đã phát sinh vi phạm và bị truy thu, phạt về thuế, thì các bên liên quan cần tích cực phối hợp với cơ quan thuế để được hướng dẫn và có các giải pháp tháo gỡ như: Đề xuất xin được đóng thuế hàng tháng thay vì nộp một lúc với số tiền lớn để tránh ảnh hưởng đến quỹ bảo trì và hoạt động của chung cư; hoặc có thể xem xét khả năng xin khoanh lãi chậm nộp...

PV: Từ vụ việc của chung cư Conic Đông Nam Á, ông có kiến nghị gì đối với các cơ quan chức năng, đặc biệt là cơ quan thuế cần có những giải pháp nào để giúp các đơn vị liên quan nắm rõ quy định và tránh vi phạm pháp luật?

LS Nguyễn Ngọc Thuận: Theo tôi, đối với cơ quan Nhà nước, nên thường xuyên phổ biến, hướng dẫn quy định, pháp luật thuế rõ ràng, cụ thể bằng nhiều hình thức cho các BQT chung cư và giải thích, phân định cụ thể chức năng của QBT, BQL nhằm giúp họ thực hiện đúng nhiệm vụ.

Bên cạnh đó, nguồn thu từ các hoạt động chung cư rất lớn, ổn định, do đó, cơ quan thuế nên định kỳ tổ chức tổng rà soát việc kê khai, nộp thuế của các BQT, các công ty quản lý vận hành chung cư và hỗ trợ, hướng dẫn về kê khai, nộp thuế đúng quy định. Từ đó, giúp các đơn vị hiểu đúng, làm đúng, hạn chế vi phạm pháp luật và tránh thất thu ngân sách Nhà nước.

Cùng lúc, Chính phủ cũng nên xem xét ban hành các cơ chế riêng hoặc chính sách ưu đãi cho loại hình tổ chức này, đặc biệt khi họ hoạt động vì cộng đồng và không vì lợi nhuận cá nhân. Ví dụ, có thể xem xét miễn thuế thu nhập doanh nghiệp đối với phần lãi tiền gửi của quỹ bảo trì, vì đây là tiền của cư dân dùng để tái tạo cơ sở vật chất chứ không phải hoạt động kinh doanh thực thụ.

Một điều quan trọng nữa là xử lý các vụ việc cần phân biệt rõ trường hợp cố ý trốn thuế vì lợi ích cá nhân với trường hợp thiếu hiểu biết, nhầm lẫn trong hoạt động vì cộng đồng. Tránh hình sự hóa các vụ việc không cố ý trốn thuế để trục lợi. Đồng thời, nên áp dụng khung tối đa cho tổng số tiền phạt vi phạm hành chính tương tự như trong một số quy định khác, nhằm mục đích răn đe, giáo dục và nâng cao ý thức tuân thủ pháp luật.

PV: Xin cảm ơn ông !